Teletrabajo más ligero: cómo reducir el tamaño de tus PDFs y ahorrar espacio

El espacio que tienes disponible para trabajar puede ser muy limitado y, peor aún, muy caro según el entorno del que se trate. Aunque es cierto que una unidad SSD de 1 TB o 2 TB tardaría mucho en llenarse con documentos en formato Word o PDF, la cosa cambia cuando se trata de una unidad USB, del almacenamiento disponible en Dropbox, o de los GB contratados para el alojamiento de una página web.

Además, en algunos casos el tamaño de los archivos puede impedir que los envíes a través de métodos como el correo electrónico, donde el almacenamiento disponible puede ser todavía menor, y donde con frecuencia hay restricciones estrictas sobre el tamaño de los archivos. Para el trabajo de oficina, entonces, aprender a comprimir PDF es esencial si quieres optimizar el alojamiento y el ancho de banda disponible, sobre todo si tu carga de documentos es alta.

El espacio que usas online importa más de lo que crees

El almacenamiento de tus dispositivos informáticos locales es relativamente fácil de ampliar, y no supone un problema muy relevante para los documentos en formato PDF. Salvo que quieras almacenar en tu ordenador una auténtica biblioteca de libros en formato PDF, lo más probable es que tu principal preocupación sea el almacenamiento en internet. Este puede ser de dos tipos fundamentales: el almacenamiento online y el alojamiento web.

● Almacenamiento online. Puedes utilizar el almacenamiento online en muchas aplicaciones diferentes, pero las más populares son plataformas como Dropbox o Google Drive. En ellas vas a poder almacenar hasta 2 TB de documentos en sus planes básicos, que además pueden expandirse si contratas un plan profesional.
● Alojamiento web. El alojamiento web tiende a ser algo más limitado y más caro, porque debe estar preparado para responder a un tráfico mucho mayor. En Dropbox o Drive, normalmente solo se espera que accedas tú y un puñado de personas cercanas. En una web, el tráfico puede ser de miles de usuarios simultáneos.

Wondershare PDFelement: el editor PDF que necesitas para ahorrar espacio

¿Cuál es la conclusión que hay que sacar de esto? Que cada MB cuenta, y mucho. Por eso es tan importante contar con una herramienta como PDFelement, capaz de comprimir tus documentos PDF, reemplazar sus imágenes por otras de menor resolución, o, incluso, de eliminar las páginas que ya no necesites.

PDF Element

Esto es todo lo que PDFelement puede hacer para ayudarte a reducir el espacio que usas:

Compresión optimizada de documentos PDF

Una de sus funciones clave en este aspecto es la compresión de documentos PDF. Con ella puedes asegurarte de que tus PDF ocupen mucho menos espacio en el disco duro, sin que necesariamente pierdan calidad visual o de impresión. La compresión PDF puede ser mucho más efectiva si estás trabajando con documentos que solo deben verse en una pantalla, mientras que tus opciones serán algo más limitadas a la hora de imprimirlos.

Comprimir PDF

Combinar y dividir documentos

Otra posible solución si te encuentras con problemas de espacio es la retirada de páginas que no sean necesarias en los PDF. A veces trabajamos con documentos a los que se van incorporando nuevas páginas con informes de última hora o con añadidos que, pasado cierto tiempo, ya no son tan necesarios. Si hay páginas de más en tu documento PDF puedes eliminarlas para reducir el espacio que ocupa y agilizar sus tiempos de transferencia.

Edición del texto y las imágenes

Lo mismo puede decirse del texto de los documentos PDF. Con PDFelement puedes editar este texto en cualquier lugar del PDF, incorporando incluso una tecnología OCR para digitalizar el texto que provenga de un escaneo. Pero aún hay más. La capacidad de edición de los PDF que te ofrece este software también te permite reemplazar las imágenes de un documento por otras que ocupen menos espacio y que queden igual de bien.

Edición de PDF online

Otra de las ventajas clave de este software es que ya no necesitas trabajar con tus documentos PDF directamente desde un dispositivo en concreto. Aunque su versión de escritorio sigue siendo la más potente, PDFelement te permite realizar todas las operaciones que acabamos de ver directamente desde cualquier navegador web: es decir, que vas a poder comprimir y optimizar tus documentos PDF online sin el menor problema.

Edición de PDF Online

Un paso más allá: IA de última generación incorporada en el editor PDF

¿Quieres más? PDFelement está preparado para sorprenderte. Además de todo lo que acabamos de ver, este software incorpora una IA de última generación que opera directamente desde el editor PDF y que te permite elaborar resúmenes de textos complejos en cuestión de segundos, traducir los textos a otros idiomas, e incluso reescribir textos.

Resumen de textos con IA

Esto es ideal en caso de que tengas que compartir un informe donde no sea necesario leer todas las páginas al detalle, porque lo importante son las conclusiones finales. En lugar de compartir un documento largo y desentenderte del problema, ahora puedes pedirle a la IA de PDFelement que lo resuma por ti rápidamente. ¿El resultado? Un archivo final muchísimo más compacto con el que, además, es más fácil trabajar.

Traducción de textos con IA

La potencia de la inteligencia artificial también puede emplearse para traducir de forma automática cualquier documento. Es compatible con varios idiomas, y resulta extraordinariamente útil para intercambiar información en empresas u organizaciones multinacionales. Raramente necesitarás esta característica para reducir el tamaño de un PDF, pero es sorprendentemente útil, y no deja de suponer un gran punto a favor.

Reescritura de textos con IA

Por último, también puedes pedirle a la inteligencia artificial que reescriba ciertas partes del texto que son demasiado largas o embrolladas. Optimizar poco a poco todos tus documentos gracias a la IA te permite reducir gradualmente el tamaño que ocupan en tus dispositivos y en tus cuentas en la nube. Además, cuando los documentos están mejor redactados son más agradables de leer y agilizan los flujos de trabajo.

¿Todavía necesitas ahorrar más espacio? Considera estos consejos

Todas las características que acabamos de ver son realmente útiles para optimizar el tamaño que ocupan tus documentos PDF, aunque es cierto que funcionan mejor durante el día a día. Si en algún momento puntual te ves en la necesidad de liberar espacio urgentemente y no tienes tiempo para optimizar documento por documento, considera entonces estos consejos para ahorrar espacio que van más allá de la compresión de PDF:

Más herramientas de PDF Online

● Elimina los documentos que no necesitas. Este primer paso suele ser el más eficaz, y basta por sí solo para liberar el espacio que te hace falta. No todos los documentos son necesarios todo el tiempo. Si algún documento ya no hace falta, considera eliminarlo para liberar espacio y permitir la carga de otro que sí sea imprescindible.
● Limita los documentos en la nube. La cantidad de documentos que puedes almacenar en la nube suele ser mucho más limitada que la cantidad que puedes almacenar en tu propio ordenador. Establece entonces prioridades a la hora de elegir qué documentos se guardarán online, y cuáles se guardarán en tu disco duro.
● Convierte documentos a otros formatos. El formato PDF es ideal para una amplia variedad de documentos, pero tiende a ocupar más espacio cuando lo único que necesitas es compartir una imagen. En estos casos, es preferible que conviertas el documento a JPG, algo que PDFelement también puede hacer.
● Amplía el espacio disponible. Si todo lo anterior es insuficiente, entonces lo más probable es que sea el momento de ampliar el espacio que tienes contratado online. A medida que vamos trabajando, es normal que se acumulen los archivos importantes, y tarde o temprano toca expandir el almacenamiento. Es ley de vida.

¿Tienes una empresa? Entrena a tus empleados en la compresión de PDF

Un detalle más. Decíamos antes que la compresión de PDF –y su optimización mediante la carga de imágenes más ligeras o la eliminación de páginas innecesarias– se realiza más fácilmente durante el día a día. Trata entonces de desarrollar buenos hábitos a la hora de trabajar con tus documentos PDF, y acostúmbrate a comprimirlos y optimizarlos desde el primer día para que no ocupen espacio de más.

Estos buenos hábitos tienen un impacto mucho mayor cuando los realiza todo el personal de una empresa. Asegúrate entonces de establecer instancias formativas donde se indique personal de qué manera deben trabajar con los documentos PDF, y, por extensión, de otros formatos. Estableciendo buenas prácticas desde el principio, la capacidad de almacenamiento que tengas disponible rendirá mucho más, y los tiempos de carga también serán más ágiles.

Invierte en herramientas de calidad para optimizar tu espacio digital

En el ámbito digital ocurre como en cualquier otro: si utilizas herramientas de poca calidad, tus resultados no serán buenos. Cuando trabajamos con documentos en internet, el espacio que ocupa cada uno tiene una enorme importancia porque no solo condiciona la capacidad de almacenamiento disponible –en Dropbox, Drive, el alojamiento web, etc.–, sino que además resulta determinante en los tiempos de carga y en los flujos de trabajo.

Aprender a comprimir y optimizar documentos PDF es una parte esencial del proceso de optimización de esos flujos de trabajo, pero para eso es necesario contar con aplicaciones capaces de hacerlo sin pérdida de calidad. Wondershare PDFelement es la aplicación ideal para esto, no solo por su extraordinaria capacidad de compresión sin pérdida, sino porque además te permite editar tus PDF al detalle tanto desde un ordenador como desde la web.

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