Ciutat Vella es un distrito complejo y difícil de gestionar, pero no imposible. Uno de los problemas administrativos que tiene es el tema burocrático, que se acrecienta en una zona con una importante masa de población flotante, aunque haya otra que vive al margen de la legalidad administrativa y cuyo principal objetivo es sobrevivir en la selva urbana. El papeleo no es fácil en este distrito y a él se dirigen algunos de los esfuerzos del personal municipal que atiende a los usuarios. Lo que se pretende es racionalizar el uso de las fotocopias por parte de los funcionarios.
Para ayudar en las tareas administrativas, el Ayuntamiento adjudicó el pasado 27 de agosto un contrato de 364.103 euros a la compañía Servicios Microinformática para el “servicios de impresión, escaneo y copia de documentos en los centros y edificios del distrito de Ciutat Vella”. La duración de este contrato es de cuatro años.
DOS OFERTAS TEMERARIAS
Al concurso se presentaron cuatro ofertas, aunque dos de ellas fueron consideradas con “valores anormales o desproporcionados”, al ser significativamente más bajas que las de sus competidoras. Una de estas empresas (que no era la más baja) fue la de Servicios Microinformática, que presentó un informe justificativo de su propuesta económica con condiciones especiales que le ofrecía un fabricante y que le permitían rebajar el precio. Además, argumentó descuentos especiales en los precios de los consumibles y que tiene técnicos fijos en Barcelona dedicados en exclusiva al Ayuntamiento, lo que le permite abaratar más costes.
La otra compañía también justificó descuentos especiales por parte de otro fabricante, lo que le permitía reducir costes, así como la existencia de un stock de piezas y consumibles, además de gestionar la impresión en otros distritos de Barcelona y, por tanto, conocer el sector. Tras detallar ambas empresas sus números, las dos ofertas fueron aceptadas por los técnicos municipales. Finalmente, aunque la oferta económica era peor que la de su competidora, Servicios Microinformática resultó ganadora al computarse en otras cuestiones técnicas una mejor puntuación: ganó por sólo 1,96 puntos de diferencia (en la oferta económica, su rival le había sacado 1,71 puntos y en el precio unitario de fotocopia, 0,13 puntos; pero en el nivel de ruido, la ganadora sobrepasó en 3 puntos a su rival).
37 EQUIPOS DE IMPRESORAS
El distrito tiene una tupida red de centros: nueve edificios o centros públicos a los que se ha de dar el apoyo necesario para que puedan funcionar: desde la sede y la subsede del distrito ala Unidad Territorial de la Guardia Urbana, pasando por los centros cívicos de Barceloneta y Pati Llimona o las bibliotecas Barceloneta, Sant Pau i Santa Creu, Andreu Nin o Francesca Bonnemaison.
El centro cívico de la Barceloneta, un equipamiento de Ciutat Vella / AYUNTAMIENTO DE BARCELONA
El trabajo de la compañía adjudicataria es el suministro, instalación, gestión y mantenimiento de los equipos, el servicio de asistencia técnica y personal de apoyo, la gestión de los consumibles y la instalación de herramientas para dar buen servicio. En total, ha de poner en funcionamiento 37 equipos de impresoras (20 de ellos, en color) que han de efectuar más de 2,5 millones de copias anuales de documentos: de ellos, 1,7 millones son en blanco y negro y unos 800.000, en color. Ello supone más de 10 millones de documentos durante la vigencia del contrato. Todas las copias se realizan en papel reciclado.
PLAN DE CONCIENCIACIÓN DE IMPACTO AMBIENTAL
Los equipos han de distribuirse por la decena de sedes municipales existentes. Las funcionalidades del servicio son, según consta en el contrato, “proporcionar funciones de impresión, copia, escaneo y envío y recepción de fax, tanto en blanco y negro como en color, para los perfiles de usuario que lo requieran; suministrar, implantar, gestionar y mantener todo el parque de equipos; controlar y gestionar el inventario del equipo de impresión; tener la capacidad de implementar un servicio de followme o equivalente, de manera que sea accesible a los usuarios que lo requieran desde cualquier ubicación del distrito, de acuerdo con las normas de seguridad requeridas. Así, cada vez que se envíe a imprimir por un equipo multifuncional, la impresión no saldrá hasta que el usuario se persone en el equipo y libere el trabajo”. Con ello, se intenta evitar que se envíen a imprimir documentos que no sean imprescindibles.
También deberán establecer políticas en función de los perfiles, autenticando identidades por medio de tarjetas o credenciales, implementar herramientas de control riguroso en el parque de impresión, monitorizar todo este parque y crear un “plan de concienciación dirigido a los usuarios para reducir el impacto ambiental derivado de los documentos que se imprimen”.