Una empresa madrileña gestionará todos los viajes del Ayuntamiento de Barcelona

El Ayuntamiento de Barcelona dispondrá de una sola central de compras que gestionará todos los viajes de los cargos políticos y técnicos tanto de la estructura del propio consistorio como de su grupo público municipal, es decir, las empresas y organismos que dependen de la administración local. El presupuesto de viajes para los próximos años ronda los 9 millones de euros, que podrían convertirse en 13 millones si el contrato se prorroga hasta el año 2025, aunque el consistorio no está obligado a agotar el presupuesto previsto. El coste de la gestión es del 0,39%, por lo que la empresa adjudicataria se embolsará, en una primera etapa, casi 360.000 euros. El contrato entre en vigor el próximo 19 de junio.

Al concurso se presentaron tres ofertas de empresas con experiencia en este tipo de servicios, haciéndose con la adjudicación la sociedad Integración Agencias de Viajes SA. Esta mercantil tiene su sede en Madrid y en ella participan, a su vez, las sociedades Viajes Villa de Madrid, Viajes Juventour, Verde y Violeta, Incentivos Gestión & Ocio y Top Tours. La presidencia recae en Josefa Muñoz Fernández, representante de Viajes Villa de Madrid.

CAMBIO DE CRITERIO

Un informe interno del Ayuntamiento explica que antes no existía ninguna contratación centralizada de servicios de viajes “y, en consecuencia, la contratación de estos servicios se realizaba de forma totalmente descentralizada (…) durante esta fase, se producía un fraccionamiento total del potencial de compra global, ya que se contrataban servicios a muchas empresas y de forma totalmente desorganizada”.

Jesús Gil Molina y Ada Colau

En una segunda fase, se centralizó la contratación, pero manteniendo el presupuesto y la ejecución contractual descentralizada. “El modelo adoptado fue el de una homologación de servicios, con una adjudicación a tres empresas”. Finalmente, se realizó una consultoría para “analizar las características de los servicios de viajes” de toda la estructura municipal y definir mejor cuál sería el modelo más adecuado. “La conclusión fue que el modelo más adecuado era el de una contratación agregada, utilizando un sistema de management fee o coste de gestión a liquidar sobre el coste neto de la facturación de los servicios prestados”.

EN BUSCA DEL MEJOR PRECIO

Así pues, el consistorio de la capital catalana decidió que era mejor realizar la contratación a través de un acuerdo marco “como la solución más eficiente para poder agregar las necesidades de los servicios de viajes de los operadores municipales, para evitar el fraccionamiento del potencial de compra global y también para conseguir un tratamiento homogéneo de la contratación de este servicio en el conjunto de la organización municipal”.

La empresa adjudicataria será la encargada de ejercer como intermediaria entre los operadores municipales y las empresas prestadoras de los servicios de viajes: compañías aéreas, ferroviarias, cadenas hoteleras, empresas de alquiler de coches, etcétera. “La empresa adjudicataria será responsable de gestionar la cuenta de viajes del Ayuntamiento de Barcelona y de conseguir en cada operación que se le encargue las mejores condiciones económicas y de servicio posibles. Los servicios a contratar tanto podrán ser por el sistema convencional como por Internet (low cost), en función de cuál sea la opción más interesante en cada caso”. El intermediario no podrá cobrar gastos de emisión ni comisiones de ningún tipo, ya que tiene un porcentaje de gestión asignado.

OPERATIVA SENCILLA

La operativa del servicio es sencilla: cuando hay necesidad de efectuar un viaje. El responsable de contratarlo se pone en marcha con la central de compras y comunica los datos de personas, destino y duración. La empresa debe estudiar todas las opciones posibles y comunica los datos relevantes a los responsables municipales: condiciones de los billetes, escalas del trayecto, tipo de tarifa, impuestos, tasas, reservas de alojamientos, servicios de guías o traductores, etc. Al final, son los miembros del consistorio los que eligen una de las opciones que les dan y es la intermediaria quien se encarga de realizar todas las reservas. La misma empresa se encargará también de buscar alojamiento a personas ajenas al Ayuntamiento pero que viajen y se alojen por cuenta del consistorio barcelonés.