Beneficios de la factura electrónica obligatoria y cómo se aplica

La evolución digital ha transformado la manera en que las compañías llevan a cabo sus actividades administrativas. Una de las herramientas más relevantes en esta evolución es la factura electrónica. En España, su uso no es solo recomendable, sino obligatorio en ciertos contextos. La aprobación de la Ley Crea y Crece ha acelerado esta obligación para empresas y autónomos, marcando un antes y un después en la manera de facturar en el país.

En este artículo explicaremos el marco legal de esta ley, qué es la factura electrónica obligatoria, sus ventajas y cómo realizarla.

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica es un documento digital que cumple las mismas funciones legales y fiscales que una factura en papel. La diferencia principal es que se genera, se envía, se recibe y se almacena de forma electrónica.

Para que un documento tenga valor legal, debe contar con mecanismos que garantizan la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo cual se asegura mediante firmas electrónicas o intercambios electrónicos de datos.

Su uso ya era obligatorio hace algunos años para las operaciones con la Administración Pública. Con la publicación de la Ley 18/2022 de Crea y Crece, se amplía el uso de la factura electrónica a todas las relaciones comerciales entre empresarios y autónomos.

Ventajas de la factura electrónica

Antes de aprender cómo crear una factura electrónica, vamos a ver sus ventajas.

La factura electrónica no facilita únicamente el cumplimiento de un requerimiento legal. Su adopción es una oportunidad de modernización y ahorro en cualquier negocio. Entre las ventajas más relevantes se encuentran:

- Ahorro económico. A partir de la eliminación del papel, la impresión, el envío postal y el almacenamiento físico se logra una reducción en los gastos administrativos y relacionados con la facturación.

- Mayor eficiencia. La emisión de la factura electrónica ahorra tiempo, ya que no son necesarios procedimientos manuales de impresión, firma o envío.

- Disminución en la tasa de errores. Esto se da gracias a que las plantillas se pueden copiar y los datos pueden ser verificados. Todo esto ayuda a disminuir el error humano en la marca.

- Seguridad y trazabilidad. La trazabilidad en la creación de facturas también es total porque las plataformas autorizadas protegen con encriptación y sellos digitales cada documento. Quien creó, modificó y recibió cada factura es conocido públicamente.

¿Qué establece la Ley Crea y Crece?

La ley de creación y crecimiento, publicada en el BOE en septiembre del 2022, tiene como finalidad la creación de empresas y al mismo tiempo reducir la morosidad comercial en el territorio español.

Entre otras medidas, establece la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.

Puntos claves de la ley en materia de facturación:

- Obligatoriedad progresiva. Las empresas cuya facturación supere los ocho millones de euros deben adaptarse en el plazo de un año desde que se apruebe el reglamento técnico. El resto de las empresas, incluyendo autónomos, tienen un plazo de dos años desde la publicación del reglamento.

- Interoperabilidad. Las plataformas de facturación deben ser interoperables entre sí de forma gratuita, sin costos adicionales.

- Acceso garantizado. El destinatario de la factura debe tener acceso a la misma durante cuatro años sin tener que pagar y sin tener que ser cliente del proveedor de software.

Resumiendo, esta ley no solo intenta fomentar la digitalización, también busca tratar uno de los temas más problemáticos en el tejido empresarial español como es el retraso en los pagos.

Cómo crear una factura electrónica paso a paso

Para aquellos preocupados por la complejidad de la tarea, emitir una factura electrónica es sencillo siempre que se disponga del software adecuado.

Hay diferentes sistemas en el mercado para autónomos, pymes y hasta para grandes empresas.

Paso 1: escoger la plataforma de facturación. La herramienta que decidas usar necesita estar registrada y cumplir con la normativa legal establecida.

Paso 2: datos de tu empresa. Al momento de registrarse en la herramienta elegida, se tiene que rellenar el nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal, datos de la cuenta bancaria y el correo de contacto.

Paso 3: datos del cliente. Hay que agregar nombre, razón social, NIF y la dirección del cliente que se va a facturar.

Paso 4: servicios o productos facturados. Indica la descripción del servicio, cantidad, precio unitario, el total y el tipo de IVA correspondiente.

Paso 5:  número y la fecha de la factura. Las facturas deben ser correlativas entre sí, es decir, numerarse y tener una fecha de emisión.

Paso 6: impuestos y descuentos si corresponden. Los sistemas calculan automáticamente el IVA, IRPF o cualquier otro tributo que se deba agregar.

Paso 7: firma y envía. Las plataformas envían las facturas al cliente por correo o por un canal seguro.

Paso 8: guarda y conserva el archivo. Hay que mantener una copia de la factura durante un periodo mínimo de 4 años, aunque es recomendable seguir las indicaciones de la Agencia Tributaria en relación con auditorías y otros controles fiscales.

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